Калькулятор відпускних

Що рахує калькулятор відпускних

Калькулятор відповідає на три запитання, які виникають перед відпусткою або звільненням: скільки днів щорічної відпустки у вас накопичилося, скільки вам нарахують відпускних і скільки становитиме компенсація за невикористану відпустку. Для цього в ньому два режими. «Дні відпустки» рахує дні за робочими роками від дати прийому. «Відпускні» рахує середню денну зарплату за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою Кабінету Міністрів № 100, множить її на дні відпустки або компенсації і показує, скільки ви отримаєте на руки після податків.

Усе рахується за правилами, що діють в Україні під час воєнного стану. Найпомітніша відмінність від мирного часу стосується святкових днів: зараз вони входять і у відпустку, і в розрахунковий період середньої зарплати. Тому відпускні, пораховані за старими інструкціями чи калькуляторами, які віднімають свята, вийдуть трохи більшими, ніж мають бути зараз, а відпустка — довшою. Дата, станом на яку перевірено правила, указана в повідомленні під результатом і в розділі «Як це рахується».

Калькулятор корисний обом сторонам. Працівнику він допомагає перевірити розрахунковий лист і спланувати бюджет на місяць відпустки: відпускні виплачують наперед, а наступна зарплата буде меншою, бо дні відпустки вже оплачено. Невеликому роботодавцю чи бухгалтеру ФОП він дає швидку перевірку суми перед нарахуванням. Нічого з того, що ви вводите, не залишає вашого браузера.

У цьому посібнику:

• як заповнити поля обох режимів і як читати результати;
• скільки днів відпустки належить і як рахують дні за неповний робочий рік;
• які періоди входять у стаж для відпустки, а які ні;
• формула відпускних за Порядком № 100, святкові дні і обмеження воєнного стану;
• компенсація при звільненні, податки і строк виплати;
• три приклади розрахунку, обмеження калькулятора і типові помилки.

Як користуватися калькулятором

Спершу виберіть у полі «Що рахуємо» режим: «Дні відпустки» або «Відпускні». Обидва режими мають два спільні поля, і їх варто заповнити першими.

1. «Дата прийому на роботу» — день, з якого діє трудовий договір. Від нього рахують робочі роки і розрахунковий період для працівника, який пропрацював менше року.
2. «Дата розрахунку: початок відпустки або звільнення» — перший день відпустки або день звільнення. Від місяця цієї дати залежать 12 місяців, з яких рахують середню зарплату, а від самої дати — скільки днів поточного робочого року вже відпрацьовано.

Режим «Дні відпустки»

3. «Щорічна відпустка за робочий рік» — ваша тривалість основної відпустки. Чипи під полем підставляють 24 дні (основна), 26 (інвалідність III групи), 30 (інвалідність I–II групи) і 31 день (до 18 років). Інше число від 24 до 56 введіть вручну, наприклад 28 для окремих галузей.
4. «Уже використано днів з дати прийому» — усі дні щорічної основної відпустки, які ви вже взяли за весь час роботи в цього роботодавця, а також дні, замінені грошовою компенсацією.
5. «Дні, що не входять у стаж для відпустки» — це поле в «Додаткових параметрах». Сюди вводять, наприклад, дні відпустки без збереження зарплати за згодою сторін. Детальніше про такі періоди — у розділі нижче.

Режим «Відпускні»

3. «Для чого рахуємо» — «Відпустка» або «Компенсація при звільненні». Для компенсації калькулятор підставляє в поле «Днів відпустки» невикористані дні з режиму «Дні відпустки».
4. «Днів відпустки» — календарні дні відпустки або компенсації. Чип «Невикористані» поруч підставляє залишок днів з першого режиму.
5. «Заробіток за 12 місяців» — «Однакова зарплата», якщо щомісяця вам нараховували ту саму суму, або «По місяцях», якщо суми різнилися чи були дні без збереження зарплати. У першому варіанті введіть «Зарплату за місяць, до оподаткування», у другому — нараховану суму і виключені дні для кожного врахованого місяця.
6. «Прийняли в перший робочий день місяця» — позначка з'являється, лише коли місяць прийому потрапляє в розрахунковий період.

Зарплату вводять нараховану, до утримання податків. Якщо ви знаєте лише суму на руки, перерахуйте її в нараховану калькулятором зарплати.

Як читати результати

У режимі днів головне число — «Невикористані дні відпустки». Під ним видно, скільки днів зароблено в поточному робочому році, а смуга розбиває всі зароблені дні на використані й невикористані. Нижче калькулятор показує, скільки всього днів зароблено з дати прийому, кількість повних робочих років, межі поточного робочого року і дні цього року до округлення. Вкладка «По робочих роках» розписує кожен рік окремо.

У режимі відпускних головне число — «Відпускні (нараховано)» або «Компенсація за невикористану відпустку», під ним — сума на руки. Далі йдуть середня денна зарплата, кількість днів, утримані ПДФО і військовий збір та ЄСВ роботодавця. Вкладка «По місяцях» показує всі 12 місяців періоду: заробіток, календарні, виключені та враховані дні і підсумок. Кнопка «Закріпити для порівняння» запам'ятовує результат, щоб порівняти його з іншим варіантом, а PDF зберігає звіт з усіма вхідними даними.

Скільки днів щорічної відпустки належить

Стаття 6 Закону «Про відпустки» гарантує щорічну основну відпустку тривалістю не менш як 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік. Робочий рік відлічується з дня укладення трудового договору: якщо вас прийняли 10 березня, ваш робочий рік триває з 10 березня до 9 березня наступного року, а не збігається з календарним. Тривалість відпусток рахують у календарних днях незалежно від графіка роботи, тож субота й неділя теж входять у відпустку (стаття 5).

Окремі галузі мають довшу основну відпустку: наприклад, працівники лісового господарства за списком КМУ — 28 днів, а в гірничих професіях вона зростає зі стажем до 28 днів. Трудовий чи колективний договір може встановити більше, ніж мінімум закону, але не менше. Понад основну відпустку існують додаткові: за шкідливі умови праці, за особливий характер праці, ненормований робочий день, а також соціальна відпустка працівникам з дітьми. Загальна тривалість основної та додаткових щорічних відпусток не може перевищувати 59 календарних днів (стаття 10). Калькулятор рахує лише основну відпустку.

Повну відпустку за перший робочий рік надають після шести місяців безперервної роботи. До цього відпустка можлива лише пропорційно відпрацьованому часу, крім категорій, яким закон дозволяє взяти повну відпустку раніше: жінок перед декретною відпусткою або після неї, осіб з інвалідністю, працівників до 18 років та інших, перелічених у статті 10. За другий і наступні роки відпустку можна отримати в будь-який час відповідного робочого року за графіком. На прохання працівника її ділять на частини, але одна з них має тривати щонайменше 14 днів поспіль (стаття 12).

Дні відпустки за неповний робочий рік

Найчастіше дні за неповний рік потрібні при звільненні: людина відпрацювала частину поточного робочого року і має право на компенсацію за зароблену частку відпустки. Окремої формули для цього закон не містить. Міністерство соціальної політики в листі від 28 жовтня 2016 року № 616/13/116-16 прямо пише, що загального нормативного акта про порядок розрахунку немає, і рекомендує рахувати пропорційно календарним дням робочого року. Калькулятор застосовує саме цей спосіб.

Дні за поточний рік = тривалість відпустки × відпрацьовані календарні дні ÷ дні робочого року
Зароблено всього    = повні робочі роки × тривалість відпустки + дні за поточний рік
Невикористано       = зароблено всього − використано

24 × 226 ÷ 365 = 14,86 → 15 днів

Відпрацьовані календарні дні — дні від початку поточного робочого року до дати розрахунку включно, мінус дні, що не входять у стаж для відпустки. Дні робочого року — 365, або 366, якщо робочий рік містить 29 лютого.

Результат округлюють до цілого дня за математичними правилами: 0,5 і більше — до більшого числа, менше 0,5 — до меншого. Таке округлення теж рекомендує лист Мінсоцполітики; закон способу не встановлює, тому деякі роботодавці округлюють завжди на користь працівника. Калькулятор показує й число до округлення, тож різницю видно одразу.

Під час воєнного стану цей розрахунок простіший, ніж у мирний час. За правилами мирного часу святкові дні віднімали і з тривалості робочого року, і з відпрацьованих днів (у прикладі листа — 366 мінус 11). Тепер святкових днів у сенсі статті 73 Кодексу законів про працю немає, тож рахують усі календарні дні.

Ще одна деталь стосується працівника, який уже взяв повну відпустку за поточний рік і звільняється до його кінця. Дні, надані наперед, роботодавець може утримати з остаточного розрахунку, крім випадків, перелічених у статті 22 Закону «Про відпустки»: призову на військову службу, скорочення штату, виходу на пенсію та інших. Калькулятор такого утримання не рахує: якщо використаних днів більше, ніж зароблених, він показує нуль невикористаних.

Що входить у стаж для відпустки, а що ні

Робочий рік — це не просто 365 днів від дати прийому. До стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховують лише певні періоди, і стаття 9 Закону «Про відпустки» їх перелічує. Зараховують:

• час фактичної роботи, зокрема на умовах неповного робочого часу;
• час, коли ви не працювали, але за вами зберігалися місце роботи і зарплата повністю або частково: щорічні відпустки, відрядження, оплачений вимушений прогул;
• час тимчасової непрацездатності, за який виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, тобто лікарняні;
• обов'язкові відпустки без збереження зарплати за статтею 25, наприклад до 14 днів матері двох дітей до 15 років чи до 10 днів у зв'язку з одруженням, крім відпустки для догляду за дитиною;
• навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців у закладах професійної освіти та інші періоди, передбачені законом.

Не зараховують:

• відпустку без збереження зарплати за згодою сторін: до 30 днів на рік або без обмеження строку в разі загрози збройної агресії чи надзвичайної ситуації (частина четверта статті 26);
• відпустку без збереження зарплати, яку під час воєнного стану надають на прохання працівника без обмеження строку, і до 90 днів для працівника, який виїхав за кордон або став внутрішньо переміщеною особою (частини третя і четверта статті 12 Закону № 2136-IX);
• відпустку для догляду за дитиною до трьох років і неоплачувану відпустку для догляду за дитиною до шести років (стаття 9 та стаття 181 Кодексу законів про працю);
• відсутність на роботі працівника, чиє робоче місце розташоване на території активних бойових дій (частина третя статті 5 Закону № 2136-IX);
• час військової служби за призовом, зокрема під час мобілізації, коли за працівником зберігалися місце роботи і посада: стаття 9 прямо виключає його з оплачуваних періодів, що входять у стаж.

Дні, які не входять у стаж, введіть у поле «Дні, що не входять у стаж для відпустки». Калькулятор відніме їх від дати розрахунку: робочий рік фактично зсувається, і на дату розрахунку ви відпрацювали в поточному році менше днів. Якщо таких днів багато, межі поточного робочого року в результаті теж зміняться, бо закінчення повного року настане пізніше. Модель ставить ці дні безпосередньо перед датою розрахунку, тож для дуже давніх періодів таблиця по роках може трохи відрізнятися від кадрового обліку, але загальна кількість зароблених днів буде та сама.

Як рахуються відпускні: Порядок № 100

Відпускні — це не оклад, поділений на дні, а середній заробіток за минулий рік. Його рахують за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ № 100. Розрахунковий період — 12 календарних місяців роботи перед місяцем, у якому починається відпустка або виплачується компенсація (пункт 2). Для відпустки з 3 листопада 2026 року це листопад 2025 — жовтень 2026, а для відпустки з 30 листопада — той самий період: значення має лише місяць початку.

Середня денна зарплата = заробіток за 12 місяців ÷ (календарні дні періоду − виключені дні)
Відпускні              = середня денна зарплата × календарні дні відпустки

360 000 ÷ 365 = 986,30 грн
986,30 × 24   = 23 671,20 грн

Заробіток за 12 місяців — уся зарплата, нарахована за ці місяці, до утримання податків (що саме входить, описано нижче). Календарні дні періоду — 365 або 366. Виключені дні — час, коли працівник не працював і зарплата за ним не зберігалася або зберігалася частково: відпустки без збереження зарплати, прогули, простій без оплати. Виключають і їхні дні, і заробіток за них. Так само з періоду виключають час, за який немає даних про нараховану зарплату через бойові дії.

Середню денну зарплату калькулятор округлює до копійки і лише потім множить на дні. Так роблять у бухгалтерській практиці, але сам Порядок цього не вимагає, тож програма вашого роботодавця може дати різницю в кілька копійок.

Якщо ви працюєте менше року, період коротший: з першого числа місяця після прийому до першого числа місяця відпустки. Місяць прийому рахується як повний, лише якщо дата прийому була його першим робочим днем, навіть якщо це не перше число. Робочого календаря калькулятор не знає, тож у такому разі поставте позначку «Прийняли в перший робочий день місяця». Без неї місяць прийому не враховується, і калькулятор показує про це повідомлення.

Якщо врахованих місяців немає зовсім, наприклад відпустка припадає на місяць прийому, середню зарплату рахують з окладу за трудовим договором, а оклад, нижчий за мінімальну зарплату (8 647 грн у 2026 році), підвищують до неї. Калькулятор цей випадок не рахує і показує попередження.

Святкові дні і воєнний стан

Порядок № 100 досі каже, що святкові та неробочі дні виключають і з дільника, і з відпустки (пункт 7). Але ці дні визначає стаття 73 Кодексу законів про працю, а Закон № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у частині шостій статті 6 зупинив на час воєнного стану і статтю 73, і частину другу статті 5 Закону «Про відпустки», за якою свята не входили до відпустки. Сам Порядок № 100 не змінювали, але правило «мінус святкові дні» тепер не має до чого застосуватися. Звідси три наслідки:

1. Свято, що припадає на відпустку, входить у неї і не продовжує її. 24 дні відпустки — це 24 календарні дні поспіль, навіть якщо серед них 24 серпня.
2. Дільник середньої зарплати — усі календарні дні періоду мінус виключені дні: 365, а не 365 мінус 11 святкових.
3. Дні за неповний робочий рік рахують з усіх календарних днів, без віднімання свят.

Воєнний стан змінює й інше. За статтею 12 Закону № 2136-IX роботодавець може обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями за поточний робочий рік. Дні понад 24 переносять на період після воєнного стану або за рішенням роботодавця надають без збереження зарплати. Будь-які інші відпустки понад основну, крім декретної, відпустки для догляду за дитиною до трьох років і відпустки у зв'язку з усиновленням, теж можуть бути неоплачуваними. Роботодавець може відмовити в наданні невикористаних днів щорічної відпустки, а працівникам критичної інфраструктури, оборонних виробництв чи мобілізаційних завдань — у будь-якій відпустці, крім декретної і відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Педагогічних, науково-педагогічних і наукових працівників перенесення днів не стосується.

Конституційний Суд рішенням № 3-р/2026 від 19 травня 2026 року (текст рішення) визнав правило про перенесення днів понад 24 неконституційним у тому, що воно не забезпечує оплачуваної щорічної основної відпустки понад 24 дні особам до 18 років і особам з інвалідністю. Ці приписи втратили чинність з дня ухвалення рішення. Тож 26, 30 чи 31 день для цих працівників знову оплачувані. Якщо в режимі «Відпускні» ввести понад 24 дні відпустки, калькулятор нагадає про це обмеження, але суму порахує за введеними днями.

Які виплати входять у розрахунок

Від того, що потрапило в 12-місячний заробіток, залежить більше, ніж від самої формули. Пункт 3 Порядку № 100 бере всю нараховану зарплату, крім переліченого в пункті 4. Суми враховують у тому місяці, за який їх нараховано, і до утримання податків та аліментів.

Квартальну премію не додають цілою до місяця нарахування: її ділять на робочі дні кварталу, за який її нараховано, і додають до кожного місяця пропорційно відпрацьованим дням. Якщо квартал частково виходить за межі розрахункового періоду, у розрахунок потрапляє лише його частина. У режимі «По місяцях» розподіліть такі премії вручну: калькулятор складає ті суми, які ви введете для кожного місяця.

Лікарняні для відпускних — особливий випадок. Для інших виплат за середнім заробітком їх виключають, але для відпусток і компенсації пункт 3 Порядку прямо включає і допомогу, і дні хвороби. Тому дні лікарняного не вводять як виключені, а суму допомоги додають до заробітку місяця.

Компенсація за невикористану відпустку

При звільненні роботодавець виплачує грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам з дітьми (стаття 24 Закону «Про відпустки»). Обмеження кількістю днів чи роками немає: якщо за три роки ви не брали 30 днів, компенсують усі 30. Під час воєнного стану це правило діє так само, про що прямо сказано в статті 12 Закону № 2136-IX.

Компенсацію рахують за тією самою формулою, що й відпускні. Розрахунковий період — 12 місяців перед місяцем звільнення, а кількість днів — невикористані дні на дату звільнення. У калькуляторі зручно рахувати в два кроки: спершу в режимі «Дні відпустки» визначте невикористані дні на дату звільнення, а потім перемкніть режим на «Відпускні» і мету на «Компенсація при звільненні». Поле «Днів відпустки» заповниться невикористаними днями автоматично.

Є перехідне правило, яке калькулятор не застосовує. Для днів відпустки, право на які працівник набув до 31 грудня 2023 року, середню зарплату для компенсації рахують із виплат, нарахованих у 2023 році (пункт 2 Порядку № 100). Якщо у вас є такі старі дні, порахуйте їх окремо: у режимі «По місяцях» введіть заробіток 2023 року або порівняйте результат із розрахунком бухгалтерії.

Частину відпустки можна замінити грошима й без звільнення, але лише на прохання працівника і за умови, що щорічна та додаткові відпустки, які він фактично бере, становлять щонайменше 24 календарні дні. Працівникам до 18 років замінювати відпустку грошима не можна. Компенсацію при звільненні мають виплатити в день звільнення (стаття 116 Кодексу законів про працю). Якщо роботодавець затримав розрахунок без спору про суму, він має виплатити середній заробіток за весь час затримки, але не більше ніж за шість місяців (стаття 117).

Податки з відпускних і строк виплати

Відпускні й компенсація оподатковуються як зарплата. Калькулятор утримує:

• ПДФО 18% — пункт 167.1 Податкового кодексу;
• військовий збір 5% — пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу.

Разом це 23%, тож на руки працівник отримує 77% нарахованої суми. Роботодавець понад це сплачує 22% єдиного соціального внеску (стаття 8 Закону № 2464-VI). ЄСВ не зменшує ваших відпускних, але з нього формується ваш страховий стаж для пенсії, тому відпускні, нараховані офіційно, рахуються так само, як зарплата. Як стаж перетворюється на пенсію, пояснює стаття пенсія в Україні: скільки реально отримаєте і скільки доповнити самому, а кількість місяців стажу допоможе порахувати калькулятор стажу роботи.

Для ЄСВ діють мінімальна база (мінімальна зарплата 8 647 грн) і максимальна (20 мінімальних зарплат, тобто 172 940 грн на місяць у 2026 році). Обидві межі стосуються всієї зарплати за місяць разом із відпускними, а не відпускних окремо, тому калькулятор рахує ЄСВ саме з відпускних без мінімальної бази. Якщо відпускні самі перевищують максимальну базу, калькулятор рахує ЄСВ з максимальної бази і попереджає, що фактично роботодавець застосує її до кожного місяця, на який припадає відпустка.

Строк виплати визначає стаття 21 Закону «Про відпустки»: зарплату за весь час відпустки виплачують до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Те саме повторює остання частина статті 115 Кодексу законів про працю. Колишнє правило «не пізніше ніж за три дні до відпустки» скасовано ще в 2022 році Законом № 2352-IX, тож посилатися на нього не варто. Якщо відпускні не виплатили вчасно, працівник має право вимагати перенести відпустку на інший період (стаття 11).

Відпускні приходять наперед, а зарплата за місяць, на який припала відпустка, буде меншою: дні відпустки вже оплачено. Сплануйте витрати так, щоб відпускні покрили і подорож, і звичайні рахунки до наступної зарплати. Скласти бюджет на такий місяць допоможе планувальник бюджету, а запас на непередбачені витрати — стаття про фінансову подушку безпеки і калькулятор фінансової подушки.

Приклади розрахунку

У всіх трьох прикладах одна людина: її прийняли на роботу 10 березня 2025 року з окладом 30 000 грн, основна відпустка — 24 дні, і за перший робочий рік вона вже використала всі 24 дні. Дати фіксовані, тож результат не залежить від сьогоднішньої дати.

Порівняйте другий і третій приклади: формула однакова, різниться лише кількість днів і місяць, від якого відлічують 12 місяців. Якщо зарплата протягом року змінювалася, різні дати розрахунку дадуть різну середню денну зарплату, і тоді має сенс перевірити обидва варіанти за допомогою кнопки «Закріпити для порівняння».

Чого калькулятор не враховує, і типові помилки

Калькулятор рахує щорічну основну відпустку і середню зарплату для звичайного трудового договору. Він не рахує:

• додаткові відпустки: за шкідливі умови, особливий характер праці, ненормований день, соціальну відпустку працівникам з дітьми і навчальні відпустки;
• розподіл квартальних і річних премій по місяцях: їх треба розподілити самому й ввести в режимі «По місяцях»;
• заробіток 2023 року для днів, право на які виникло до 31 грудня 2023 року;
• середню зарплату з окладу, коли в періоді немає жодного врахованого дня;
• роботу за сумісництвом, утримання за дні, надані наперед, і правила мирного часу, які запрацюють після закінчення воєнного стану.

Сума — це оцінка за вашими даними, а не розрахунковий лист. Остаточну суму визначає бухгалтерія роботодавця за даними обліку.

Типові помилки, які роблять, рахуючи відпустку самостійно:

1. Рахують відпустку за календарним роком. Робочий рік починається з дати прийому. Людина, прийнята в березні, у січні ще не має повного «нового року» відпустки.
2. Віднімають святкові дні. Під час воєнного стану свята входять у відпустку і в дільник середньої зарплати. Старі приклади з «365 мінус 11» дають завищену середню денну зарплату.
3. Ділять на робочі дні. Для відпусток і компенсації дільник — календарні дні періоду. Середню зарплату за робочими днями рахують для інших виплат, наприклад за останні два місяці роботи (пункт 8 Порядку № 100).
4. Вводять зарплату на руки. У середню зарплату йде нарахована сума до утримання податків. Перерахувати її допоможе калькулятор зарплати.
5. Беруть 12 місяців до дня відпустки. Період — 12 повних календарних місяців перед місяцем, у якому починається відпустка, а не 365 днів до її першого дня.
6. Вимагають відпускні «за три дні». Цей строк скасовано в 2022 році; зараз відпускні мають виплатити до початку відпустки, якщо договір не каже інакше.
7. Не враховують інфляцію, плануючи відпустку на наступний рік. Відпускні рахують із минулорічного заробітку, а ціни на подорожі ростуть. Чому так відбувається, пояснює стаття що таке інфляція і чому гроші знецінюються.